MATERI TRAINING QUALITY MANAGEMENT SYSTEM

PENGETAHUAN DASAR QUALITY

TUJUAN

• Mengetahui fungsi, tugas & tanggung jawab sebagai seorang Quality Assurance & Control
• Mengerti dasar-dasar sistem komunikasi quality control yg efektif
• Mengerti fungsi & jenis alat-alat ukur

PENGETAHUAN DASAR SISTEM
Bagian Quality Assurance harus mengerti bagaimana cara memilih dan menggunakan alat yang tepat untuk dapat melakukan sebuah pengukuran dan harus mengetahui standard test terhadap part yang akan dibeli dari supplier, yang diproduksi di pabrik dan yang akan dikirim ke customer.

Selain itu juga Bagian Quality Assurance harus memiliki sense of Quality lebih baik dari Operator produksi maupun technical engineering sekalipun. Hal ini di perlukan karena tuntutan dari pekerjaannya yaitu membuat Flow Proses Proses Produksi, Mengatur sistem dokumentasi, mengetahui spesifikasi part dan yang paling penting adalah mengerti bagaimana cara menterjemahkan semua hal tersebut menjadi sesuatu yang di presentasikan kepada customer.

Kegiatan training : diskusi awal pengetahuan tugas & wewenang trainee di perusahaan



TEKNIK NEGOISASI

TUJUAN

• Mengerti apa yang harus dilakukan ketika terjadi suatu masalah
• Dapat memutuskan suatu permasalahan, berdasarkan hasil negoisasi dengan customer
• Dapat memilah-milah antara keputusan yg dapat diambil atau yg harus di koordinasikan terlebih dahulu dengan tim internal
• Dapat membuat laporan kepada atasan dengan sistematis dan mudah dimengerti, sehingga dapat dijadikan atasan untuk dapat mengambil keputusan
• Mengerti apa yang harus dilakukan ketika sedang melakukan proses dari pengajuan part
• Dapat bernegoisasi dengan customer

APPROACHMENT / PENDEKATAN

Prinsip “TAK KENAL MAKA TAK SAYANG”
Tanya ketika diminta bertanya
Sikap "Sok Akrab" terkadang memang diperlukan

QIUCK RESPON / REAKSI CEPAT

Melakukan reaksi yang cepat dalam menerima keluhan dari customer
Prinsip : "Customer tidak selalu harus benar, tapi Customer adalah yang utama"

FOLLOW UP / TINDAK LANJUT

Apa yang sudah di ucapkan/ditulis adalah janji yang harus ditepati
Melakukan yang sudah di tulis/dikatakan adalah lebih penting dari segalanya


GOODWILL / SILATURAHMI

Jangan melakukan pendekatan ketika bermasalah.
Lakukan silaturahmi secara teratur

Kegiatan training : latihan memberikan presentasi didepan customer & cara meyakinkan customer


STANDARD MANAJEMEN PRODUKSI

TUJUAN

• Mengerti kebutuhan dokumen yang harus delengkapi pada saat pengajuan approval kepada customer
• Dapat membandingkan dokumen internal dengan data kebutuhan customer
• Dapat membuat struktur flow proses terhadap suatu part (PQCS, QCPC)
• Dapat menentukan sendiri point-point check yang harus ditentukan pada saat mass production (Inspection Standard)
• Dapat menggunakan alat-alat kontrol dalam melakukan perbaikan terhadap suatu permasalahan (check sheet, pareto, fish bone, dll)
• Dalam rangka perbaikan masalah menggunakan prinsip 5W 2 H
• Dapat membuat sebuah presentasi langkah perbaikan yg dibuat dalam rangka penyelesaian suatu permasalahan (PICA)

APPROVAL PART

KELENGKAPAN DOKUMEN
Secara umum, keperluan dokumentasi untuk approval yang diminta oleh spesifikasi drawing customer adalah sebagai berikut :
1. Mill Sheet / COA / MSDS / SOC Free
2. Sample Standard
3. Standard Packaging
Hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa material yang digunakan sudah sesuai dengan spec yang diinginkan. Jika terdapat kesulitan terhadap spesifikasi yang diminta kita harus dapat memberikan material-material alternatif yang didukung oleh data-data dari dokumen standard ( JIS, ASTM, DIN, ISO, dll ).

Kegiatan training : latihan membaca mill sheet & COA
KELENGKAPAN SAMPLE
Demi memenuhi kebutuhan approval kepada customer, selain dokumen diatas kita perlu menyediakan beberapa part sample dan specimen uji untuk dilakukan verifikasi oleh customer.
Mengenai jumlahnya, disesuaikan dengan kebutuhan pengujian / pengukuran yang akan dilaksanakan.

Kegiatan training : latihan mengidentifikasi kebutuhan spesifikasi part customer

KONTROL PROSES
Untuk memastikan bahwa seluruh bagian dalam sistem di pabrik berjalan sesuai dengan yang di sepakati bersama, maka diperlukan sebuah dokumen mencatat flow proses dari part yang diproduksi, dimulai dari kedatangan sampai dengan pengiriman. Haltersebut biasa disebut dengan PQCS, QCPC, dll.
Seluruh dimensi & pengujian dalam spesifikasi drawing tentunya tidak dapat dilakukan. Maka itu dibuatkan sebuah Kontrol yang ditetapkan pada bagian-bagian tertentu yang dianggap kritis, point penting dalam penggunaan part yang disebut Inspection Standard (IS).
Jika seluruh proses sudah disepakati oleh customer, maka dibuatkan Quality Audit Visit (QAV) kepada bagian produksi terhadap part-part yang diproduksi dengan menggunakan Inspection Result Data (IRD) sebagai catatan dari hasil QAV.

Kegiatan training : latihan membuat PQCS, Inspection Standard dan IRD


PROSES PRODUKSI
Proses produksi dimulai dari penerimaan barang (incoming), Inproses, Final Inspection dan Delivery ke Customer. Bagian Quality Assurance harus dapat menguasai teknik pemeriksaan / kontrol terhadap part-part pada setiap bagian dan melakukan pencatatan terhadap hasil pemeriksaan, sehingga jika terjadi suatu masalah dapat dilakukan penelusuran terhadap akar dari permasalahan yang terjadi.

Kegiatan training : latihan membuat standardisasi telusuran part komponen dengan menggunakan dokumen yang ada

IMPROVEMENT
Dalam melakukan pekerjaan diperlukan improvisasi dari proses yang sudah ada, yang bertujuan agar kerja jadi lebih efisien dan biaya-biaya yang dikeluarkan menjadi semakin efisien. Untuk melakukan perbaikan dari proses yang sudah ada dapat menggunakan 7 alat kontrol sebagai berikut :
1. Check Sheet
2. Grafik
3. Diagram Pareto
4. Diagram Fish Bond
5. Diagram Scatter
6. Histogram
7. Control Chart

Kegiatan training : mendefinisikan keperluan-keperluan alat kontrol terhadap improvement yang akan dilakukan

ANALISA MASALAH (5W + 2H)
Dalam melakukan analisa terhadap sebuah masalah yang terjadi, biasanya dilakukan dengan menggunakan rumus standard :
1. WHY (Bagaimana)
2. WHAT (Apa yang terjadi)
3. WHERE (Dimana Kejadiannya)
4. WHEN (Kapan Kejadiannya)
5. WHO (Siapa yang bertanggung jawab)
6. HOW (Bagaimana Mengatasinya)
7. HOW MUCH (Berapa Biayanya)

Kegiatan training : menterjemahkan 5W 2H dalam bentuk PICA (Problem Identification Corrective Action)

STANDARDISASI

Setelah semuanya berjalan sesuai dengan yang diharapkan, maka perlu dilakukan standardisasi pekerjaan dengan menggunakan format : Standard Operational Procedure / Work Instruction / Instruksi Kerja.

Kegiatan training : membuat dokumen standard



QUALITY DOCUMENT

TUJUAN

• Mngerti kebutuhan standard dokumentasi ISO

STRUKTUR DOKUMEN

LEVEL 1 (KEBIJAKAN MUTU PERUSAHAAN)
Adalah sebuah komitmen perusahaan dalam mengambil kebijakan/keputusan dalam rangka menjalankan roda organisasi
Contoh Kebijakan :
1. KEBJAKAN LINGKUNGAN
2. KEBJAKAN KUALITAS
3. KEBJAKAN SISTEM

Kegiatan training : membuat contoh Kebijakan Mutu Perusahaan

LEVEL 2 (PROSEDUR)
Adalah langkah-langkah atau step-step pada sebuah proses dalam melakukan sebuah kegiatan didalam organisasi

Contoh Prosedur :
MARKETING
Prosedur Project Baru
Prosedur Penanganan Claim
H R D
Prosedur Penerimaan Karyawan
Prosedur Pengadaan Training
PPIC
Prosedur Penerimaan Barang
Prosedur Pengaturan Stok Gudang
Prosedur Pengiriman Barang
PURCHASING
Prosedur Pembelian Barang
QUALITY ASSURANCE
Prosedur Pengecheckan Barang
Prosedur Perawatan Alat Ukur & Uji
Prosedur Claim Barang Supplier
Prosedur Claim Barang Produksi

LEVEL 3 (S O P)
Adalah langkah kerja yang harus di ikuti oleh pelaksana/operator dalam menjalankan pekerjaannya sehari-hari
Contoh SOP :

INSPECTION STANDARD
STADARD PACKAGING
PQCS / QCPC

Kegiatan training : membuat contoh prosedur


LEVEL 4 (CATATAN MUTU)

Adalah catatan-catatan yang dibuat selama proses kegiatan organisasi perusahaan berlangsung
Contoh Catatan Mutu :
Mill Sheet
P I C A
I R D
Specimen
Data Part

Kegiatan training : membuat contoh format catatan mutu



ADMINISTRASI DOKUMEN SISTEM

TUJUAN

• Dapat melakukan pengaturan dokumen sesuai dengan standard ISO dan mengaplikasikannya pada dokumentasi sehari-hari
• Dapat melakukan kontrol terhadap dokumen-dokumen catatan mutu, dsb
• Mengerti teknik pengaturan dokumen-dokumen catatan mutu, dsb
• Dapat menterjemahkan sebuah masalah kedalam bentuk PICA
• Mengerti standard-standard yang di gunakan pada saat melakukan development terhadap sebuah part
• Mengerti dasar-dasar kalbrasi dan kebutuhan kalibrasi alat ukur dalam perusahaan

ATURAN DOKUMEN
Dokumen dalam perusahaan memiliki peranan yang penting bagi kemajuan perusahaan, karena catatan-catatan kegiatan yang dilakukan oleh sebuah perusahaan dapat disimpan dalam bentuk tulisan yang dapat dibaca dan dipelajari dikemudian hari.

KONTROL DOKUMEN
Dokumen perusahaan perlu dikontrol dengan tujuan :
1. Sebagai catatan perusahaan
2. Sejarah perusahaan
3. Keperluan analisa
4. Nilai jual kepada customer

PENGATURAN DOKUMEN
Pengaturan dokumen dapat dibagi berdasarkan :
1. Waktu
2. Jenis pekerjaan
3. Jenis model
4. Jenis Dokumen
5. Dan lainnya

Contoh pengaturan dokumen berdasarkan waktu :
IRD, KALIBRASI, DLL
Contoh pegaturan dokumen berdasarkan Jenis Pekerjaan :
Dokumen Incoming, Inproses, dll
Contoh pengaturan dokumen berdasarkan Model :
Part 1, Part 2, Part 3, dst
Contoh pengaturan dokumen lain-lain :
JIS, DIN, HES, dll

Kegiatan training : membuat contoh pengaturan dokumen & standardisasi waktu pencarian dokumen

TEKNIK PENGUKURAN & PENGUJIAN

TUJUAN

• Mengerti terhadap prinsip dasar pengukuran
• Mengenal simbol-simbol dasar dalam gamber kerja
• Dapat melakukan analisa terhadap kebutuhan alat dalam melakukan pengukuran
• Dapat melakukan pengukuran dengan melakukan pengujian pengukuran
• Mengerti kebutuhan pengujian dasar terhadap part metal
• Mengerti tentang salt spray test

PRINSIP DASAR PENGUKURAN

TUJUAN PENGUKURAN
SEBAGAI PEMBANDING
Tujuannya adalah membandingkan antara ukuran standard dan standard (drawing/spesifikasi part)

BAHAN ANALISA
1. Sebagai bahan analisa terhadap masalah yang sedang terjadi
2. Format bisa dalambentuk SPC
3. Tidak selalu harus ada point di drawing / spesifikasi part

PEMBUAT KEPUTUSAN
Pernyataan terhadap keputusan yang harus diambil, terkait dengan standard yang ditentukan

METODE
KONVENSIONAL

Pengukuran dengan menggunakan alat yang bisa langsung terbaca hasil ukurannya, contoh : caliper, micrometer, heigth gauge, cmm, dll
Pengukuran dengan menggunakan alat yang bisa langsung terbaca, tapi perlu dilakukan perhitungan terhadap hasil pengukuran,
contoh : pengukuran sudut dengan height gauge & dial indikator

JIG
Pengukuran dengan memberikan batasan- batasan terhadap standard yang ada
Tujuannya adalah mempercepat proses pengukuran
Contoh penggunaan : JIG GO & NO GO

CHECKING FIXTURE
Pengukuran yang dilakukan untuk mendeteksi point- point standard pada benda kerja yang tidak memungkinkan menggunakan alat ukur sederhana (konvensional/Jig)
Pengukuran dengan menggunakan alat bantu pengukuran yang berbentuk seperti benda kerja yang di offset untuk mengukur pada posisi tetentu.
Tujuannya adalah memudahkan penguuran, tanpa harus mengukur dengan alat yang canggih (CMM, dll)

DEFINISI
ALAT UKUR KONVENSIONAL
Alat ukur yang mampu memberikan hasil langsung pada hasil pengukuran
Contoh : caliper, micrometer, cmm, dll

JIG
Pengukuran dengan memberikan batasan- batasan terhadap standard yang ada
Contoh : JIG GO & NO GO

CHECKING FIXTURE
Pengukuran yang dilakukan untuk mendeteksi point- point standard pada benda kerja yang tidak memungkinkan menggunakan alat ukur sederhana (konvensional/Jig)

Kegiatan training : latihan menentukan standard alat ukur yang digunakan, melakukan design terhadap JIG & CF, menentukan alternative pengujian

LAMPIRAN-LAMPIRAN

1. Contoh Mill Sheet
2. Contoh MSDS
3. Contoh SOC Free
4. Contoh Komparasi Material
5. Contoh PQCS
6. Contoh Inspection Standard
7. 7 Tools
8. Contoh PICA
9. Contoh Kebijakan Mutu
10. Contoh Prosedur
11. Contoh Dokumen Catatan Mutu ( IRD, PICA, dll )
12. Contoh Drawing Part
13. Contoh Drawing JIG
14. Contoh Drawing CF